Política de privacidad

Última actualización: 19 de julio de 2026

Borrador. Este documento es un borrador de trabajo y no ha sido revisado por un abogado. Los campos entre corchetes — [RAZÓN SOCIAL], [NIT], [DOMICILIO], [CIUDAD], [EMAIL LEGAL] — deben completarse antes de su publicación definitiva.

1. Responsable del tratamiento

  • Responsable: [RAZÓN SOCIAL]
  • NIT: [NIT]
  • Domicilio: [DOMICILIO], [CIUDAD], Colombia
  • Correo para asuntos de datos personales: [EMAIL LEGAL]
  • Sitio web: legalhermes.com

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales), el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Datos que tratamos

  • Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada) y organización a la que pertenece el Usuario.
  • Datos de uso: registros de actividad en la plataforma, configuración de búsquedas y alertas, registros técnicos (logs) y datos del dispositivo necesarios para la seguridad del servicio.
  • Datos de facturación y pago: los pagos se procesan a través de Mercado Pago; Legal Hermes no almacena los números completos de tarjetas ni credenciales financieras, y solo conserva la información de facturación necesaria para efectos contables y tributarios.
  • Identificadores de búsqueda: nombres, razones sociales y números de radicación que el Usuario registra para monitorear procesos judiciales. Estos identificadores pueden corresponder a terceros.

4. Datos de procesos judiciales

La información procesal que el Servicio consulta y muestra proviene de las bases de datos públicas y oficiales de la Rama Judicial de Colombia (Consulta de Procesos Nacional Unificada). Sobre esta información:

  • Legal Hermes actúa consultando una fuente pública por instrucción del Usuario, con la finalidad exclusiva de monitoreo y alerta sobre los procesos de interés del Usuario.
  • Legal Hermes no enriquece, comercializa ni cruza esta información con otras fuentes, ni la utiliza para elaborar perfiles crediticios, scoring o cualquier finalidad distinta de la prestación del Servicio.
  • La publicidad de la información procesal, así como su exactitud y actualización, corresponden a la Rama Judicial conforme a las normas que regulan el acceso a la información pública.

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para:

  1. Crear y administrar la cuenta del Usuario y de su organización.
  2. Prestar el Servicio: ejecutar las búsquedas configuradas, detectar cambios y enviar alertas por la plataforma y por correo electrónico.
  3. Gestionar la facturación, los pagos y las obligaciones contables y tributarias.
  4. Atender solicitudes, consultas y reclamos, y prestar soporte.
  5. Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir el fraude y el uso indebido.
  6. Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
  7. Enviar comunicaciones sobre el Servicio y, con autorización del titular, comunicaciones comerciales, que podrá dejar de recibir en cualquier momento.

6. Encargados y terceros

Para operar el Servicio compartimos datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento o como responsables independientes, únicamente en la medida necesaria:

  • Supabase — autenticación y base de datos.
  • Resend — envío de correos transaccionales y alertas.
  • Mercado Pago — procesamiento de pagos.
  • Railway — infraestructura de alojamiento.

Algunos de estos proveedores operan con infraestructura ubicada fuera de Colombia, lo que implica una transmisión o transferencia internacional de datos. En esos casos exigimos condiciones contractuales y estándares de seguridad y protección de datos acordes con la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la SIC.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Solo revelamos datos a autoridades cuando exista un requerimiento legal válido.

7. Derechos del titular

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
  • Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
  • Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

Puede ejercer sus derechos escribiendo a [EMAIL LEGAL], indicando su nombre, el derecho que ejerce y los hechos que motivan la solicitud.

  • Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informándole los motivos de la demora.
  • Reclamos: se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo, en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane.

9. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales: cifrado en tránsito (TLS), cifrado de contraseñas, control de acceso por roles, aislamiento de datos por organización y monitoreo de la plataforma. Ningún sistema es infalible; en caso de un incidente de seguridad que afecte datos personales, actuaremos conforme a la ley y a las instrucciones de la SIC.

10. Retención

Conservamos los datos personales mientras la cuenta esté activa y durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, o para la defensa de reclamaciones. Vencidos esos plazos, los datos se suprimen o anonimizan.

11. Cookies y tecnologías similares

El sitio público de Legal Hermes no utiliza cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros. La aplicación utiliza mecanismos de almacenamiento local y tokens estrictamente necesarios para mantener la sesión del Usuario y la seguridad del Servicio. Si en el futuro incorporamos cookies con otras finalidades, esta política se actualizará y se solicitará la autorización que corresponda.

12. Menores de edad

El Servicio está dirigido a mayores de edad y a organizaciones. No recolectamos deliberadamente datos de menores de edad. Si detectamos una cuenta creada por un menor, será eliminada.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios normativos o del Servicio. La versión vigente estará siempre publicada en esta página con su fecha de actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán a través de la plataforma o por correo electrónico.

14. Contacto

Canal de atención para el ejercicio de derechos y asuntos de datos personales: [EMAIL LEGAL]. También puede usar la página de contacto.

Esta política rige a partir de su fecha de publicación.